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2018.01.25.

ビジネスシーンでよくあるメールの失敗

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今の時代、ビジネスシーンでもメールはよく使うものです。メールの場合、基本的にはその文面のみで印象が決まります。直接話す場合には表情や身振り手振り、声の調子などで細かなニュアンスまで伝えることができますが、メールの場合にはそれができなくなります。そのため、メールの文面というのはかなり慎重に考えて、作成していかなければいけません。

 

ホームページ制作のディレクションをしていると一日のメール送信数はすごい数になり、取り扱い案件数や納期、更新依頼がかなったりすると取り扱うメールの量は一気に増えます。
取引先の担当者様からのメール、スタッフからのメール(最近はslackなのでメールではないですが・・)等、メールを書く量は一気に増えます。

 

ここでは、ビジネスシーンでよくあるメールの失敗についてご紹介していきたいと思います。ちなみに、今はLINEなどのメッセージアプリでもやりとりをすることも多いでしょうが、メールでの失敗というのはLINEでも起こり得るものです。

 

顔文字の使用

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まずは、顔文字の使用です。相手との関係性にもよるのですが、顔文字というのはやはりビジネスシーンには相応しくありません。

通常の業務連絡でも好ましくないのですが、相手への謝罪のシーンでも顔文字を使ってしまう方がいます。本人としては顔文字でよりいっそう気持ちを伝えようとしているのかもしれませんが、「申し訳ありませんm(__)m」「申し訳ありません(>_<)」といった文面は人によってはふざけているようにしか見えないものです。

基本的にビジネスシーンでの顔文字の使用は避けましょう。特に、謝罪のメールでよかれと思って顔文字を使ったことによって、余計に相手の怒りをかってしまい、こじれてしまったということもあるのです。普段顔文字を使っている方であればあるほど、顔文字のない文面というのは寂しく感じられるかもしれません。

しかしながら、それはあくまでも個人的な感覚です。ビジネスシーンでは必要な内容をきちんとした言葉で伝えることを意識しておきましょう。

 

話し言葉の再現

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また、ビジネスシーンにおいて、メールで話し言葉の再現をする方もいます。

例えば、対面して話すときには「あ、そういえば~」「えっとですね」「~じゃないですか」といった言葉を使うこともあります。

特にスタッフ間のやり取りの場合は話し言葉になりがちです。

 

これをそのままメールの文面で再現する方もいるのです。これも典型的な失敗です。話し言葉とメールでの文面というのは、まったくの別物です。例えば、就職や転職の際には、文面では「貴社」、話し言葉では「御社」の使い分けがよく知られています。ビジネスシーンで話し言葉を文面で再現するのは、好ましくありません。それこそふざけているのかを思われてしまいます。

友人や知人とのやりとりでは、文面で話し言葉を再現することも多いでしょうが、ビジネスシーンでは決して再現しないようにしましょう。

 

誤字脱字

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ビジネスシーンでは、誤字脱字にも要注意です。相手が誤字脱字に気付かないこともあるかもしれませんが、誤字脱字に気付かれるとやはりいい加減な印象を与えてしまいます。また、誤字脱字というのは、そのせいで文章の意味が変わってしまうこともあります。

 

本来伝えるべき内容が伝わらないということもありますし、そのせいで余計なトラブルを招く可能性もあります。相手への印象はもちろん、きちんと内容を伝えるためにも誤字脱字は避けたいところです。

 

添付データの間違い・忘れ

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あとは、添付データの間違いもよくある失敗です。メールではデータを添付することもあります。同じような名前のデータが並んでいると間違ったほうを添付してしまうこともあります。

 

相手に見られて問題のないデータならまだ安心ですが、基本的に本来であれば相手に見せることのなかったデータです。情報漏洩の観点から考えても、やはり好ましいことではありません。また、間違ったデータを添付することによって、信頼を失ってしまうこともあります。

 

「もしかしたら他でも同じようなことをしているのかも・・・」と思われてしまうと、やはり警戒されますし、そのせいでビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあります。添付データの間違いはもちろん、添付をし忘れるというのも避けておきたいところです。

 

宛先のミス

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ビジネスシーンのメールのやりとりでは、宛先のミスもよくある失敗です。個人に送るものを一斉送信してしまった、相手を間違えてしまったといったケースが考えられるのですが、これも信頼を失ってしまいますし、余計なトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。

 

ビジネスシーンでは本音と建前を使い分けるものですが、建前のメールを送った後で別の相手に送るつもりだった本音のメールを送ってしまうといった失敗をしてしまえば、それこそ大惨事です。もちろん、宛先のミスというのは情報漏洩の面でも好ましくありません。

 

宛先のミスというのはありがちな失敗なので軽く見られがちなのですが、実際にはそのせいで大きなトラブルへと発展する可能性もあります。注意しておきましょう。


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