残業癖を無くす為のタスク管理 GTD

弊社でよく残業をするスタッフの為に、日々のスケジュール管理をする事からはじめました。
毎朝10分間の打ち合わせタイムを取って、そのスタッフの仕事量と優先順位をチェックする事からはじめました。
弊社の様な小さい会社では、一人でもスタッフが抜けられると大きな穴となり、業務を続ける事が大変になります。
そこで、スタッフの体調管理もしておかないと、取り返しのつかない事になりかねないので、体調管理も含めてスケジュール管理をはじめる事にしました。

GTDとは

この言葉は、amazonのkindleで購入した「あのプロジェクトチームは なぜ いつも早く帰れるのか」とういう書籍を購入して初めて知りました。
GTDとは、Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン）の略で個人のワークフローを管理する為の技術だそうです。
私は個人的にTODOリストを利用していたのですが、このTODOリストを活用してより管理をスムーズにして、モチベーションを高め集中できる環境を作っていく為の技術だそうです。

wikipediaには

GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す[1]。

1. 収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
2. 処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
3. 整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
4. 見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
5. 実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

とあります。

現在の形

試行錯誤を繰り返して、毎朝5～10分間の打ち合わせで一日の作業量を確認して進めてもらっています。
そうする事で、制作の無駄な時間を見つけ出す事が出来ました。
ただ、この方法は少人数だから可能で、人数が増えたら10分の打ち合わせでは終わらないので、無駄だと思います。

• 2日分予定を書き出す
• 各作業の予測時間
• 1日の作業の優先順位を決める
• 私が、帰宅前と昼に一度進捗を確認
• 技術的な問題で作業が20分以上止まったら相談
• 技術的な問題で作業が20分以上止まったら次の作業へ

残業時間を減らすまで改善の繰り返しだった

残業の多いスタッフに、現在やらなければいけない作業の一覧とその作業にかかる時間を打ち合わせの時に提出してもらう事にしました。
そこで、一日8時間でその日に可能な作業を優先順位を付けながら進める事にしました。

それでも残業は発生していました。

間に、作業を頼まれたり予想していた時間よりも、作業に時間がかかったりと、結局残業は減らずいつも通りでした。
改善が必要になり、雑務時間の取り入れと少し余裕をもってスケジュールを組んでみる事にしました。
残業時間は少し減っても、相変わらず残業時間は減りませんでした。

さらに作業の進め方を改良し、その日にやらなければいけない作業を先に終わらせる事にしました。
そして予測していなかった箇所で問題が発生した時は、解決時間が20分を超える場合は一旦作業を止め次のタスクに移るか、私に相談するというルールを入れました。
その日にやらなければいけない作業の場合はすぐに相談、そうでない作業は次の日に相談という形をとりました。
これで、予想外の作業が発生しても何時間もかけて残業する必要が無くなりました。

優先順位に関しては、10分～30分ほどで終わる作業を先に終わらせてスッキリしてから、大きな作業に取り掛かるようにしてもらっています。
これは、自分もそうなのですが、小さい作業程気になって仕方ないからです。

まとめ

スタッフの疲労を目にしてんとか解決しておかないと、体を壊されては大変だなと思いました。
本人は疲れたとは言う物の改善しようとしていないと感じたので、作業管理をする事にしました。
長く仕事すれば良いというのは間違いで、常に集中力を維持出来る状態をいかにキープするかが大切だと思っています。
疲れていて、注意力も散漫になり作業効率も落ちてしまいます。
そうならない様に、仕事の進め方を見直してみては如何でしょうか？