物事について直接話をして、ジェスチャーなども含めて伝えることができればいいのですが、常にそれができるとは限りません。
直接話をしたりジェスチャーなどをしたりといったことができない場合、物事を文章で伝える必要が出てきます。
しかしながら、その文章が支離滅裂なものであれば物事を伝えることができないどころか、あらぬ誤解を生んでしまうかもしれません。物事を文章で伝えるからこそ、よりいっそう慎重になっていきたいものです。ここでは、物事を文章で伝える時に注意したいポイントについてお話ししていきましょう。
文章のポイント
まずは、文章のポイントです。どれだけ伝えたい内容がまとまっていても、それをきちんとした文章にすることができないのであれば、その内容は十分には伝わらないでしょう。
伝えたいことが多ければ多いほど、感情もこもりますし、文章も長くなってしまうものです。
例えば、「～ので、～ので、～で、～だけど、～だけど、～なんです。」といった具合にひとつの文章にすべてを詰め込もうとしてしまうのです。
ひとつの文章が長くなってしまうと、どこがメインなのかわからなくなってしまいますし、文章としてもわかりにくくなってしまいます。
「～ので」や「～だけど」といった同じ表現がそれぞれ2回以上出てくるようであれば、その文章はひとつの文章ではなく、ふたつ以上の文章に分けたほうがいいのです。
ひとつの文章が長くなるよりは、短い文章に分けていったほうがいいでしょう。もし、それで文章の流れが悪く感じるようであれば、「しかし」「また」「そして」といった接続詞を使っていくようにすると印象が違ってきます。
サービス内容を伝える時
何かしらのサービス内容を伝える時には、誰が見てもサービス内容がわかるようにしておかなければなりません。
特に、お客様へサービス内容を伝えるときには失礼のない言葉遣いといったところを先に気にしてしまうかもしれませんが、わかりやすいサービス内容の記載は言葉遣いよりも優先して考えていきたいものです。
サービスを提供している側にとって、そのサービス内容というのは説明するまでもないでしょうし、当たり前のものになっているかと思います。
しかしながら、その文章を見て初めてサービス内容を知るという方も当然出てきます。初めてサービス内容を知る方にとってもわかりやすいものにしていくというのがポイントになってきます。
わかる人にはわかるような書き方をしてしまうと、一見さんお断りのような敷居の高さを与えてしまうのです。初めて見る方でも理解できるかみ砕いた書き方をした後で、言葉遣いが気になる場合には言葉遣いを訂正していくという形がいいでしょう。
自社の想いを伝える時
自社の想いを伝える時には、どのようなポイントに注意していけばいいのでしょうか。自社の想いとなると、どうしても感情がこもってしまうかと思います。
しかしながら、感情のままに文章を作成していたのでは伝わりやすい文章というのは完成しないでしょう。
まずは、自社の想いの中で何を一番に伝えたいのかをまとめることです。
例えば、「地球環境のことを考えて、エコに力を入れている」ということを一番に伝えたい場合、それが文章のクライマックスに来るように構成を考えていく必要があります。ただ、気持ちを書き連ねていくのではなく、伝えたいことを確実に伝えるような構成というものを考えていくべきなのです。
あとは、印象を意識するあまり響きのいい言葉ばかりを使わないことです。
「情熱」「熱意」「感動」「感謝」といった響きのいい言葉ばかりを使っていると、逆にうさんくさいと思われてしまいます。
絶対に使ってはいけないというわけではありませんが、多用するのは避けたほうがいいでしょう。
分かり易い例えを用意する
物事を文章で伝える時、分かり易い例えを用意することも大切です。例えば、「何かお困りの際にはご連絡ください」といった文章があるとします。
お困りの際といった漠然とした表現では、どの程度の困った事態で連絡を入れていいのか悩んでしまうことでしょう。
こういった場合には、「水漏れが発生したとき」「ペットが逃げ出したとき」「インターネットがつながらなくなったとき」などといった具合に分かり易い例えを用意しておくことが大切になります。
こういった例えに限らず、文章を読んでいる方が想像しやすい身近な例を挙げていくことが重要です。
分かり易い例えがあることによって、それまでいまいち理解できなかった文章もすとんと理解できるようになるということもあるのです。
「文章だけでは伝わりにくいかな？」というときには、積極的に分かり易い例えを使っていくといいでしょう。
ただ、いくら分かり易いものであっても例えばかりになってしまうと文章の内容がぼやけてしまうこともありますので、その点は注意しておきましょう。
