今の時代、ビジネスシーンでもメールはよく使うものです。メールの場合、基本的にはその文面のみで印象が決まります。直接話す場合には表情や身振り手振り、声の調子などで細かなニュアンスまで伝えることができますが、メールの場合にはそれができなくなります。そのため、メールの文面というのはかなり慎重に考えて、作成していかなければいけません
ここでは、ホームページディレクターの私が実際に、メールを出す時に注意しているポイントを紹介していきたいと思います。
ちなみに、今はLINE等のメッセンジャーサービスでもやりとりをすることも多いでしょうが、メールでの失敗というのはLINE等のメッセンジャーサービスでも起こり得るものです。
会社で人が増えてくると様々な文面のメールが飛び交うようなり、slack等の社内のチャットでも、顔文字やemojiを使用する人や普段の会話の延長線上でメッセージを送ったりする事も有ります。
その文面をそのまま、お客様に送っては失礼になるので、お客様に対してのメールは注意が必要です。
顔文字（絵文字）の使用
まずは、顔文字の使用です。相手との関係性にもよるのですが、顔文字というのはやはりビジネスシーンには相応しくありません。通常の業務連絡でも好ましくないのですが、相手への謝罪のシーンでも顔文字を使ってしまう方がいます。本人としては顔文字でよりいっそう気持ちを伝えようとしているのかもしれませんが、「申し訳ありませんm(__)m」「申し訳ありません(>_<)」といった文面は人によってはふざけているようにしか見えないものです。基本的にビジネスシーンでの顔文字の使用は避けましょう。
特に、謝罪のメールでよかれと思って顔文字を使ったことによって、余計に相手の怒りをかってしまい、こじれてしまったということもあるのです。普段顔文字を使っている方であればあるほど、顔文字のない文面というのは寂しく感じられるかもしれません。
しかしながら、それはあくまでも個人的な感覚です。ビジネスシーンでは必要な内容をきちんとした言葉で伝えることを意識しておきましょう。
話し言葉の再現
また、ビジネスシーンにおいて、メールで話し言葉の再現をする方もいます。例えば、対面して話すときには「あ、そういえば～」「えっとですね」「～じゃないですか」といった言葉を使うこともあります。これをそのままメールの文面で再現する方もいるのです。
これも典型的な失敗です。話し言葉とメールでの文面というのは、まったくの別物です。例えば、就職や転職の際には、文面では「貴社」、話し言葉では「御社」の使い分けがよく知られています。ビジネスシーンで話し言葉を文面で再現するのは、好ましくありません。それこそふざけているのかを思われてしまいます。
友人や知人とのやりとりでは、文面で話し言葉を再現することも多いでしょうが、ビジネスシーンでは決して再現しないようにしましょう。
誤字脱字
ビジネスシーンでは、誤字脱字にも要注意です。相手が誤字脱字に気付かないこともあるかもしれませんが、誤字脱字に気付かれるとやはりいい加減な印象を与えてしまいます。また、誤字脱字というのは、そのせいで文章の意味が変わってしまうこともあります。
特に焦ってメールをする時こそ、一息ついて誤字脱字をチェックするべきなのですが忘れてしまい、送信ボタンを押した直後に気づくなんていう事も有ります。
本来伝えるべき内容が伝わらないということもありますし、そのせいで余計なトラブルを招く可能性もあります。相手への印象はもちろん、きちんと内容を伝えるためにも誤字脱字は避けたいところです。
添付データの間違い
添付データの間違いもよくある失敗です。メールではデータを添付することもあります。同じような名前のデータが並んでいると間違ったほうを添付してしまうこともあります。相手に見られて問題のないデータならまだ安心ですが、基本的に本来であれば相手に見せることのなかったデータです。
情報漏洩の観点から考えても、やはり好ましいことではありません。また、間違ったデータを添付することによって、信頼を失ってしまうこともあります。
「もしかしたら他でも同じようなことをしているのかも・・・」と思われてしまうと、やはり警戒されますし、そのせいでビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあります。添付データの間違いはもちろん、添付をし忘れるというのも避けておきたいところです。
そして添付する事自体を忘れる事も有るので、添付は注意が必要です。
宛先のミス
ビジネスシーンのメールのやりとりでは、宛先のミスもよくある失敗です。個人に送るものを一斉送信してしまった、相手を間違えてしまったといったケースが考えられるのですが、これも信頼を失ってしまいますし、余計なトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。
ビジネスシーンでは本音と建前を使い分けるものですが、建前のメールを送った後で別の相手に送るつもりだった本音のメールを送ってしまうといった失敗をしてしまえば、それこそ大惨事です。もちろん、宛先のミスというのは情報漏洩の面でも好ましくありません。
宛先のミスというのはありがちな失敗なので軽く見られがちなのですが、実際にはそのせいで大きなトラブルへと発展する可能性もあります。注意しておきましょう。
まとめ
大企業ともなると難しいですが、弊社の様な小企業だと、メールのレギュレーションみたいなものを決めておいても良いかもしれないと最近考える様になりました。
特にメールの署名は統一しておくと綺麗ですし、担当者が代わっても違和感なく引継ぎができるのではないかと思っています。
